Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, một số công dân vẫn gặp những sai sót khiến hồ sơ phải bổ sung, điều chỉnh hoặc kéo dài thời gian giải quyết. Dưới đây là những lỗi thường gặp cần lưu ý.

Một trong những lỗi phổ biến là công dân chưa kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi hồ sơ. Các thông tin về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi sinh, số định danh cá nhân... cần được kê khai chính xác, thống nhất với giấy tờ tùy thân và dữ liệu đã được cơ quan có thẩm quyền quản lý.

Đặc biệt, đối với người đã từng được cấp hộ chiếu, cần cung cấp thông tin về hộ chiếu được cấp gần nhất theo yêu cầu của thủ tục. Trường hợp hộ chiếu bị mất cần thực hiện theo quy định đối với hộ chiếu bị mất; trường hợp hộ chiếu bị hư hỏng, hết hạn hoặc sắp hết hạn cần lựa chọn đúng nội dung đề nghị và chuẩn bị giấy tờ liên quan.

Do đó, trước khi bấm gửi hồ sơ, người dân cần dành thời gian kiểm tra lại toàn bộ nội dung đã kê khai, tránh tình trạng thông tin không chính xác hoặc thiếu thống nhất.

Ảnh chân dung là một trong những thành phần quan trọng của hồ sơ cấp hộ chiếu. Theo hướng dẫn thủ tục hiện hành, ảnh phải được chụp trong thời gian không quá 06 tháng, kích thước 4cm x 6cm, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, rõ mặt, rõ hai tai, không đeo kính, trang phục lịch sự và phông nền màu trắng.

Thực tế, một số hồ sơ bị ảnh hưởng do ảnh chụp không đúng quy cách, chất lượng thấp, ánh sáng không phù hợp, khuôn mặt bị che khuất hoặc sử dụng ảnh đã qua chỉnh sửa quá mức. Những trường hợp này có thể gây khó khăn cho việc kiểm tra, đối chiếu thông tin. Vì vậy, người dân cần chuẩn bị ảnh đúng yêu cầu, bảo đảm hình ảnh rõ nét, chân thực và có thể nhận diện thuận lợi.

Ảnh minh họa

Tùy từng trường hợp cấp hộ chiếu, công dân có thể phải cung cấp các giấy tờ liên quan. Chẳng hạn, người đã được cấp hộ chiếu phải cung cấp hộ chiếu phổ thông được cấp gần nhất; trường hợp hộ chiếu bị mất cần thực hiện thủ tục liên quan đến việc báo mất theo quy định.

Một số người sau khi gửi hồ sơ trực tuyến nhưng không thường xuyên kiểm tra tình trạng hồ sơ, bỏ sót thông báo yêu cầu bổ sung hoặc không thực hiện kịp thời các nội dung được cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh hướng dẫn. Đây cũng là nguyên nhân khiến quá trình giải quyết hồ sơ bị kéo dài.

Do đó, sau khi gửi hồ sơ, công dân cần chủ động theo dõi thông báo trên Cổng dịch vụ công và các phương thức liên hệ đã đăng ký để kịp thời thực hiện khi có yêu cầu bổ sung, điều chỉnh.

Một lỗi khác có thể xảy ra trong quá trình thực hiện thủ tục trực tuyến là công dân chưa hoàn tất bước thanh toán lệ phí theo hướng dẫn. Khả năng thanh toán lệ phí trực tuyến là một trong những điều kiện để thực hiện dịch vụ công trực tuyến cấp hộ chiếu phổ thông.

Vì vậy, sau khi hoàn tất việc kê khai và gửi hồ sơ, công dân cần kiểm tra tình trạng thanh toán, thực hiện đầy đủ các bước trên hệ thống và lưu lại thông tin giao dịch để thuận tiện cho việc theo dõi khi cần thiết.

Đối với trẻ em dưới 14 tuổi, việc kê khai hồ sơ có những yêu cầu riêng. Tờ khai do cha, mẹ hoặc người đại diện hợp pháp khai và ký thay; tùy trường hợp cần chuẩn bị giấy khai sinh hoặc giấy tờ chứng minh quyền đại diện, giám hộ theo quy định.

Vì vậy, cha, mẹ hoặc người đại diện hợp pháp cần kiểm tra kỹ thông tin của trẻ, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trước khi thực hiện thủ tục, tránh tình trạng hồ sơ phải bổ sung nhiều lần.

 

Nộp hồ sơ cấp hộ chiếu trực tuyến mang lại nhiều tiện ích, giúp người dân tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại và chủ động theo dõi quá trình giải quyết hồ sơ. Tuy nhiên, để thủ tục được thực hiện thuận lợi, công dân cần đọc kỹ hướng dẫn, kê khai trung thực, chính xác; chuẩn bị ảnh và các giấy tờ theo đúng yêu cầu; kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi gửi và thường xuyên theo dõi tình trạng hồ sơ sau khi nộp.

Khi có khó khăn hoặc nội dung chưa rõ, người dân nên chủ động liên hệ cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh có thẩm quyền để được hướng dẫn, tránh tự ý kê khai hoặc bổ sung thông tin không đúng quy định.

Thực hiện đúng ngay từ khâu kê khai không chỉ giúp công dân hạn chế việc phải bổ sung, điều chỉnh hồ sơ mà còn góp phần nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho người dân và thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực quản lý xuất nhập cảnh.

Huỳnh Thị Mỹ Duyên